In mittelständischen Unternehmen ist die effiziente Verwaltung von Arbeitszeit und Abwesenheit ein wesentlicher Faktor für den Geschäftserfolg. Eine präzise Zeiterfassung und eine transparente Abwesenheitsplanung sind notwendig, um sicherzustellen, dass die personellen Ressourcen optimal genutzt werden, rechtliche Anforderungen eingehalten werden und die Mitarbeiterzufriedenheit auf einem hohen Niveau bleibt. Doch gerade in mittelständischen Betrieben, die weder die Flexibilität kleiner Unternehmen noch die ausgefeilten Systeme und finanziellen Ressourcen großer Weltkonzerne besitzen, sind diese Aufgaben oft mit nicht unerheblichen Herausforderungen verbunden.
Komplexität der Arbeitszeitregelungen und gesetzlichen Vorgaben
Gesetzliche Anforderungen in Deutschland und dem DACH Raum
Mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eine Vielzahl von Arbeitszeitregelungen zu beachten – von gesetzlichen Anforderungen wie dem Arbeitszeitgesetz bis hin zu tarifvertraglichen und betrieblichen Vereinbarungen. Je nach Branche und Unternehmenssituation eines Unternehmens im Mittelstand können komplexe Regelungen zur Arbeitszeit, Schichtpläne, Überstundenregelungen und flexible Arbeitszeitmodelle das Management der Arbeitszeiten und Abwesenheiten zusätzlich erschweren.
Insbesondere die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, wie beispielsweise des Mindestlohns, der Höchstarbeitszeit oder der Ruhezeiten, ist eine erhebliche Herausforderung. Fehlerhafte Zeiterfassungen oder die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorgaben können zu rechtlichen Konsequenzen, Bußgeldern oder sogar gerichtlichen Auseinandersetzungen führen. Hierzu kommt, dass die gesetzlichen Vorgaben sich ständig ändern und die Unternehmen ihre Systeme regelmäßig anpassen müssen, um auf dem neuesten Stand zu bleiben.
Besonderheiten im Mittelstand
In mittelständischen Betrieben kommt es oft durch sehr spezifische Regelungen, die man so nur in wenigen anderen Unternehmen vorfindet. Durch die vielfach jahrzehntelange Tradition sind Strukturen und damit auch Arbeitsweisen historisch gewachsen. Neben den bekannten Themen, wie Nacht- und Feiertagszuschlägen im produzierenden Mittelstand, gibt es häufig auch Regelungen zur Rahmenarbeitszeit, Dienstreisen oder vorgegebenen Pausenzeiten. Diese schlank und in einer einfachen Verwaltung umzusetzen ist häufig herausfordernd, da Veränderungen langwierig und durch Mitsprache vielfältiger Interessengruppen, wie Geschäftsführung, Inhaber oder auch dem Betriebsrat, verzögert werden können.
Besonders relevante Arbeitszeitregelungen
Da viele Unternehmen, die dem Mittelstand zuzuordnen sind, handwerklicher oder produzierender Natur sind, gibt es auch in Sachen Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagment einige wichtige Vorgen, die nicht zu vergessen sind.
Steuerfreie Nachtzuschläge: Für Arbeitszeiten zwischen 20 Uhr und 6 Uhr können steuerfreie Zuschläge von 20%, zwischen 0 und 4 Uhr sogar 40%, gezahlt werden. Diese Zuschläge können mit weiteren kombiniert werden. Genauere Informationen zu Nachtarbeiten haben wir hier aufbereitet: Zuschläge bei Nachtarbeit und Feiertagen
Zuschläge für Sonn- und Feiertage: Wird an Sonntagen oder gesetzlichen Feiertagen gearbeitet, können Mitarbeiter im Mittelstand ebenfalls Anspruch auf steuerfreie Zuschläge haben.
Ähnliche Regelungen gelten im Übrigen in Österreich und der Schweiz. Oft werden diese aber durch bspw. Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge ergänzt, in denen Vorgaben bezüglich eines automatischen Pausenabzugs oder Rahmenarbeitszeiten gemacht werden. Ist der tägliche Arbeitsbeginn für 6.00 Uhr definiert, kann es durchaus Sinn machen mit derartigen Mitteln den Anspruch auf Nachtzuschläge zu unterbinden, wenn Mitarbeiter freiwillig bereits einige Minuten vorher einstempeln.
MyTimeTracker: Nachtstunden einfach erfassen
Egal ob in Deutschland, Österreich oder anderswo – bei Nachtarbeit ist eine korrekte und lückenlose Erfassung der Arbeitszeit immer unerlässlich. Nur wenn alles korrekt aufgezeichnet ist, können Steuerfreibeträge oder Zuschläge ausgezahlt werden.
Mittelstand: Die Schwierigkeiten
Fehlende Transparenz und mangelnde Kommunikation
Ein großes Problem ist die mangelnde Transparenz in der Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung. In vielen mittelständischen Unternehmen haben Mitarbeiter oft keinen klaren Überblick über ihre eigenen Arbeitszeiten, Überstunden, Resturlaubstage oder geplante Abwesenheiten. Ebenso haben Führungskräfte und Personalverantwortliche nicht immer einen aktuellen und umfassenden Einblick in die Anwesenheit ihrer Teams oder den Status der Urlaubsanträge. Es werden noch oft Papierlisten oder Exceltabellen gepflegt, die dann einmal im Monat von der Führungskraft geprüft und dann zur Personalabteilung weitergeleitet werden. Zum Teil gibt es in mittelständischen Unternehmen sogar Mehrfachlösungen, sodass das Zeitkonto in einer Exceltabelle, Urlaubstage aber wiederum im ERP-System, gepflegt werden.
Diese fehlende Transparenz kann zu Frustration und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern führen, da sie das Gefühl haben, nicht über wichtige Aspekte ihrer Arbeit informiert zu sein oder ihre Rechte nicht vollständig wahrnehmen zu können. Darüber hinaus kann es bei fehlender Kommunikation und unklaren Prozessen zu Missverständnissen, Konflikten und ineffizienten Arbeitsabläufen kommen. Bei längeren Dienstreisen oder das Aufkommen neuer Arbeitsmodelle kommt es zu weiteren Schwierigkeiten insbesondere für Unternehmen im Mittelstand.
Homeoffice und hybride Arbeitsmodelle
Die COVID-19-Pandemie hat den Trend zu Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen beschleunigt. Viele mittelständische Unternehmen standen plötzlich vor der Herausforderung, flexible Arbeitsmodelle zu implementieren, ohne dafür ausreichende Systeme und Prozesse zu haben. Die traditionelle Zeiterfassung, die auf physischer Präsenz am Arbeitsplatz basiert, stieß schnell an ihre Grenzen oder fiel teilweise komplett aus. Ein Wirrwar an handgeschriebenen Listen oder verschieden formatierten Excel-Tabellen wurde geführt und das Chaos war perfekt.
Mit der zunehmenden Verbreitung von Homeoffice und flexiblen Arbeitsmodellen benötigen Unternehmen jedoch neue Lösungen zur Zeiterfassung, die ortsunabhängig und flexibel sind. Dies erfordert nicht nur die Anschaffung geeigneter digitaler Tools, sondern auch die Anpassung der internen Prozesse und Richtlinien. Zudem muss eine Balance zwischen Vertrauen und Kontrolle gefunden werden, um den Bedürfnissen sowohl des Arbeitgebers als auch der Arbeitnehmer gerecht zu werden. Es ergibt sich eine breite Palette von Anforderungen für jede neue Software, was jedoch für den aktuell finanziell eher unter Druck stehenden Mittelstand ein scharfes Abwägen zwischen Notwendigkeit und Abwägung bedeutet.
Fazit
Die Zeiterfassung und Abwesenheitsplanung in mittelständischen Unternehmen ist mit einer Vielzahl von Herausforderungen verbunden, die sowohl technischer als auch organisatorischer Natur sind. Unternehmen, die diese Herausforderungen meistern wollen, sollten in flexible, digitale Lösungen investieren, klare Prozesse etablieren und ihre Mitarbeiter aktiv in die Veränderungen einbeziehen. Nur so kann eine effiziente, transparente und rechtssichere Verwaltung der Arbeitszeiten und Abwesenheiten gewährleistet werden, die sowohl den Unternehmenszielen als auch den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht wird.
Quellen: Haufe, Mittelstand Digital